6 praktische tips om minder papier te gebruiken op het werk
Vreemd genoeg zijn er ondanks alle smartphones, tablets en laptops nauwelijks écht papierloze kantoren te vinden. Waarom is het zo moeilijk om afscheid te nemen van papier?
We vroegen het de mensen van Connox Ltd., een middelgroot bedrijf in Hannover, dat het daadwerkelijk voor elkaar heeft gekregen om nauwelijks papier te gebruiken. We wilden graag weten hoe ze dit hebben bereikt. Algemeen directeur Thilo Haas gaf ons wat achtergrondinformatie.
Waarom papierverbruik minimaliseren?
Het idee voor het opzetten van Connox Ltd. ontstond toen Kristian Lenz en Thilo Haas elkaar in 2005 terugzagen op een schoolreünie. Elf jaar later werken er meer dan negentig mensen bij de online detailhandel voor designmeubels.
Thilo Haas herinnert zich nog goed hoe hij zes jaar geleden een initiatief begon om het papierverbruik tot een minimum te beperken. Hier had hij twee redenen voor:
“Ten eerste maken ecologisch verantwoord ondernemen en milieuvriendelijkheid een belangrijk onderdeel uit van onze bedrijfscultuur. Daarnaast dachten we natuurlijk ook dat het economische voordelen zou opleveren.”
De 6 tips van Connox om het papierverbruik effectief te beperken
Tip 1: neem de tijd om te analyseren
Processen aanpassen kost altijd tijd, zelfs in de voorbereidende fase. Voor Connox speelde het analyseren van de bestaande, op papier gebaseerde documentprocessen een belangrijke rol:
“Je moet kritische vragen stellen om te bepalen welke printprocessen onvermijdelijk zijn. Voor het verwerken van een ontvangen factuur worden verbazingwekkend veel stappen doorlopen. Het kost wat tijd om deze allemaal door te lichten, maar dit soort inzicht is nodig om te ontdekken voor welke stappen in het proces er eigenlijk geen papier nodig is”, legt Haas uit.
Tip 2: maak het niet te ingewikkeld
“Voordat je begint met het doorvoeren van technische aanpassingen,” vervolgt Haas, “moet je medewerkers de benodigde technische basismiddelen bieden om het papierverbruik te minimaliseren. Digitaliseer alle processen waarvoor je voorheen papier gebruikte, maar zorg ervoor dat de werkprocedures niet ingewikkelder worden.”
Connox is volledig overgestapt op een digitaal factureringssysteem. De standaardprinter voor iedereen is een pdf-printer, en binnenkomende faxen worden automatisch elektronisch opgeslagen voor verdere verwerking.
Tip 3: creëer meer bewustzijn
Volgens Haas is het creëren van meer bewustzijn de grootste uitdaging. “De belangrijkste uitdaging is meer een mentale drempel. Het is belangrijk dat medewerkers zich bewuster worden van hun papierverbruik. Ze moeten kritisch beoordelen of het echt nodig is om een bepaald document af te drukken. De boodschap moet goed doordringen tot elke collega.
“Om het bewustzijn te vergroten, heeft Connox een aantal eenvoudige en effectieve trucjes toegepast: er zijn in het hele gebouw maar twee printers en twee papierbakken. Wie iets wil printen of papier wil weggooien, moet daarvoor een flink stuk lopen.”
Tip 4: hanteer een clean-deskbeleid
De online detailhandelaar heeft ook een clean-deskbeleid ingevoerd. “Het is de bedoeling dat er aan het einde van de dag niets meer op de bureaus ligt. Om dit te bevorderen, worden er in het hele gebouw geen traditionele bewaarbakjes meer gebruikt.”
Dit soort methoden is bedoeld om meer bewustzijn te creëren rondom papierverbruik en elke nieuwe medewerker wordt hier uitgebreid over geïnformeerd. Haas denkt niet dat leeftijd een rol speelt. “Ons team is vrij jong, maar de houding ten aanzien van papierverbruik is niet leeftijdsgebonden.”
Tip 5: accepteer dat 100% papiervrij niet haalbaar is
Hoewel iedereen bij Connox zich inmiddels bewust is van het belang van minder papierverbruik, is een 100% papiervrij kantoor nog steeds niet haalbaar. Volgens Haas is dit voornamelijk te wijten aan externe factoren:
“Onze klanten verwachten nog steeds een bezorg- of retourbon bij hun bestelling. Daarnaast kunnen we niet met al onze partners op papiervrije basis werken omdat niet iedereen daar klaar voor is.” Daarnaast moet er rekening worden gehouden met Duitse wetgeving. Veel contracten en herinneringen zijn bijvoorbeeld alleen rechtsgeldig als ze in papiervorm bestaan.
Tip 6: archiveer alles in digitale vorm … en wees vooruitstrevend!
Het blijvende belang van papier wordt ook bevestigd door het onderzoek ‘Working Digitally’ van onderzoeksinstituut Fraunhofer IAO. Volgens het onderzoek werkt het overgrote deel van de respondenten (70%) digitaal. Ondanks de digitale gegevensuitwisseling heeft bijna een kwart van deze respondenten nog steeds zeer hoge printvolumes. Papier maakt dus nog altijd een groot onderdeel uit van de werkomgeving.
Kleine en middelgrote bedrijven gebruiken afgedrukte documenten voornamelijk voor archiveringsdoeleinden. Slechts één op de vijf respondenten bewaart documenten uitsluitend in digitale vorm. Terwijl digitaal archiveren makkelijker is dan ooit. Haas is ervan overtuigd dat een volledig papiervrij bedrijfsleven mogelijk is. “Ik geloof echt dat het slechts een kwestie van tijd is. Als we willen, is het zelfs op dit moment al mogelijk om praktisch alles digitaal op te lossen. ”