Hoe bereken je de total cost of ownership van jouw printer of multifunctional?
Wist je dat printen doorgaans, na huur en salarisadministratie, de hoogste bedrijfsuitgave is?
Hoewel printen dus een grote lopende kostenpost is, schaffen veel bedrijven nog steeds printers en multifunctionals aan op basis van de aankoopprijs. Zij
houden hierbij geen rekening met de dagelijkse kosten van deze machines. Ben jij één van deze mensen?
De aankoop van een goedkopere machine ziet er goed uit in het overzicht van investeringsuitgaven, maar in feite zadel je jouw bedrijf op met hoge maandelijkse kosten. Door die ene beslissing heeft jouw bedrijf uiteindelijk veel meer kosten dan nodig is.
Dat kan niet de bedoeling zijn. In deze blogpost helpen we je kosten besparen, door de total cost of ownership in kaart te brengen aan de hand van de volgende vragen:
- Wat heeft mijn bedrijf nodig?
- Hoeveel kost het om de printer aan te schaffen?
- Hoeveel kost het om de printer te gebruiken?
- Welke service biedt de leverancier aan?
- In hoeverre is de tussenkomst van de gebruiker nodig?
- Hoeveel stroom verbruikt de machine?
Wat is de ‘total cost of ownership’?
De ‘total cost of ownership’ (TCO) is, in het kort, wat een printer of multifunctional jouw bedrijf gedurende de gehele levensduur werkelijk kost.
Er zijn veel factoren die de TCO van een printer kunnen beïnvloeden, zoals:
• Kosten en opbrengst van verbruiksmaterialen (bijv. toner) • Stroomverbruik
• Papierverbruik
• Onderhoudskosten
• Mate van tussenkomst van de gebruiker
Door de TCO van de printer te berekenen voordat je koopt, krijg je een duidelijk beeld van de volledige financiële impact die deze machine heeft.
De aandachtspunten bij het berekenen van de TCO:
1. Wat heeft mijn bedrijf nodig?
Hoeveel pagina’s druk je af of kopieer je per maand?
Zoek deze informatie op in de oplossing voor printbeheer. Heb je dit niet? Dan kun je met het bijhouden van je papieren aankopen redelijk goed inschatten hoeveel je afdrukt en kopieert.
Hoeveel kleurenafdrukken of kleurenkopieën maak je per maand?
Volgens Gartner Group nemen de budgetten jaarlijks met 20 tot 40% toe, dankzij de toename van het aantal kleurenafdrukken. Daarom is het van groot belang om rekening te houden met het feit dat je kleurenafdrukken gaat maken.
Het is moeilijker om de maandelijkse output aan kleurenafdrukken te achterhalen zonder een oplossing die de output volgt, maar een ruwe schatting is beter dan niets. Als je geen idee hebt hoeveel kleurenafdrukken je maakt, is het wellicht handig om een kleine enquête te houden onder je medewerkers.
Hoe lang ben je van plan de machine in je bezit te hebben?
Hoe lang ben je van plan om de machine in bezit te hebben. De meeste bedrijven gebruiken hun printers gemiddeld twee tot drie jaar. Wij raden je aan
een printer niet langer dan vier jaar te gebruiken, omdat een verouderde machine mogelijk regelmatig onderhoud nodig heeft en waarschijnlijk ook niet meer aan de energie- efficiëntienormen voldoet.
2. Hoeveel kost het om de printer aan te schaffen?
Het volgende dat we in overweging nemen, zijn de aanschafkosten. Hierbij vergelijken we niet allen de aankoopprijzen, maar alle aanwezige aankoopkosten. Er kunnen namelijk bijkomende kosten zijn. Vraag je daarnaast af welke functies van een printer je daadwerkelijk nodig hebt.
Verzend- en installatiekosten
Er wordt vaak pas gekeken naar deze kosten nadat de beslissing is genomen om een machine aan te schaffen. Doe dit vooraf om onaangename verrassingen te voorkomen.
Verlengde garanties
Sommige bedrijven kiezen voor een verlengde garantie tegen extra kosten. Ga na of een dergelijke garantie wel de moeite waard is, aangezien de standaardgarantie waarschijnlijk het apparaat al dekt gedurende de geplande gebruiksduur.
Kant-en-klare voorzieningen
De meeste printers worden geleverd met startcartridges, dus check hoeveel pagina’s je ermee kunt afdrukken. Neem dit mee in je TCO-berekeningen.
De kosten van geavanceerde functies
Hoewel het verleidelijk is om het model met de nieuwste eersteklas functies te kopen, moet je uitzoeken welke functies daadwerkelijk nodig zijn. Wanneer je namelijk betaalt voor functies die je niet gebruikt, is dit een overbodige kostenpost.
Bepaal of de printer functies heeft die de TCO verbetert. Alle nieuwe modellen van KYOCERA zijn bijvoorbeeld voorzien van een ‘kladmodus’, waarmee documenten worden afgedrukt met de helft van de hoeveelheid toner. Dit betekent minder geld uitgeven aan toner en minder productie van milieubelastend afval.
3. Hoeveel kost het om de machine te gebruiken?
Pas op voor “freebie-marketing”. Hierbij wordt de machine vaak goedkoop verkocht, of zelfs met verlies, zodat in de toekomst dure toner, drums, papier en andere verbruiksmaterialen kunnen worden verkocht. Het is vrij gebruikelijk dat de kosten van verbruiksmaterialen gedurende de levensduur van een printer of multifunctional minstens viermaal zo hoog zijn als de aanvankelijke aankoopkosten. Let dus op kosten van verbruiksmaterialen.
Het aantal verbruiksmaterialen dat het apparaat nodig heeft
Wist je dat niet elke machine hetzelfde aantal verbruiksmaterialen heeft? De meeste printers en multifunctionals maken gebruik van cartridges met drum, developer en toner: de drie onderdelen die je moet vervangen wanneer jouw printer zonder toner komt te zitten. Sommige printers hebben tot wel acht verschillende onderdelen die regelmatig moeten worden vervangen, waaronder de vier tonercartridges, de drum, de fusereenheid, de tonerafvalbak en de transferriem.
De ECOSYS-modellen van KYOCERA hebben een duurzame drum die doorgaans gedurende de volledige levensduur van de machine meegaat. Dit houdt in dat toner het enige verbruiksmateriaal is dat moet worden vervangen.
Dit maakt de ECOSYS-modellen niet alleen veel goedkoper in gebruik, maar vermindert ook aanzienlijk de hoeveelheid afval. Dat is op zijn beurt weer veel milieuvriendelijker. Dankzij de duurzame materialen die worden gebruikt om de ECOSYS-modellen te maken, zijn deze ook betrouwbaar. Hierdoor heeft de machine veel minder onderhoud nodig dan andere printers en komen er minder servicekosten bij kijken.
De verwachte levensduur van de verbruiksmaterialen
Niet alle tonercartridges en drums zijn hetzelfde. Mensen komen soms in de verleiding door het vooruitzicht van goedkope verbruiksmaterialen, om er vervolgens achter te komen dat het onderdeel veel vaker moet worden vervangen.
De levensduur van verbruiksmaterialen wordt meestal vermeld over standaard pagina’s (A4’tjes) met een bepaald percentage van de dekking. Een tonercartridge kan bijvoorbeeld een vermelde levensduur hebben van 6.000 pagina’s bij een dekking van 5%. Vijf procent wordt beschouwd als een goed gemiddelde voor een afdruk met tekst. Bij gebruikers die hoogwaardige afbeeldingen moeten afdrukken, is de levensduur aanzienlijk korter dan de geadverteerde levensduur. Wanneer je bijvoorbeeld webpagina’s met afbeeldingen afdrukt, is een dekking tot maar liefst 30% nodig.
Het komt ook vrij vaak voor dat leveranciers van printers en multifunctionals meerdere versies van hetzelfde onderdeel aanbieden. Een leverancier biedt bijvoorbeeld zowel een tonercartridge met een laag rendement aan als een tonercartridge met een hoog rendement. Wanneer je cartridges met een hoog rendement koopt, is dit doorgaans aanzienlijk voordeliger en dus beter voor de TCO.
4. Welke service biedt de leverancier aan?
Wist je dat volgens de Gartner Group 23% van de oproepen aan de IT-helpdesk te maken hebben met printgerelateerde kwesties? Dat is veel tijd die jouw IT-afdeling besteedt aan het oplossen van problemen met printers en multifunctionals, om nog maar te zwijgen over de kosten. Om die reden moet de service en ondersteuning van de producent een belangrijke factor zijn bij iedere beslissing tot aankoop, vooral bij grotere bedrijven.
Wanneer een machine defect raakt, moet je erop kunnen rekenen dat iemand het probleem snel kan verhelpen.
Hieronder een aantal belangrijke vragen die je aan jouw leverancier moet stellen:
- Is er klantenondersteuning beschikbaar voor het product?
- Wat zijn de openingstijden van deze ondersteuning?
- Wat is de gemiddelde reactietijd in jouw gebied?
- Wat voor soort training krijgt het distributiekanaal van de leverancier? Kun je ook bij hen verzekerd zijn van een consistente service?
- Dekt de garantie de machine gedurende de verwachte levensduur?
Doe wat onderzoek naar jouw leverancier en controleer of deze bekend staat als betrouwbaar en punctueel wat betreft het beantwoorden van serviceaanvragen.
Vaak is het de moeite waard om te investeren in Managed Print Services (MPS), waarbij jouw leverancier je volledige documentoutput beheert.
Deze uitgebreide diensten omvatten meestal een SLA met prioriteit, zodat technische ondersteuning altijd beschikbaar is wanneer je die nodig hebt. Hierdoor wordt de stilstand tot een minimum beperkt en heeft jouw IT-afdeling tijd voor meer strategische zaken.
5. In hoeverre is de tussenkomst van de mensen nodig?
Herken je dit? Je loopt naar de printer om je afdrukken op te halen, maar eenmaal daar merk je dat de toner op is en je afdruktaak vastzit in een gestaag groeiende printachterstand, terwijl iemand op zoek is naar vervangende toner (die al dan niet aanwezig is).
Verminder menselijke acties
Hoe meer tijd jouw medewerkers besteden aan het vullen van papierlades, het vervangen van tonercartridges en drums, het bestellen van vervangende materialen, het verwerken van afval en het wachten tot de afdrukken klaar zijn, hoe minder er echt wordt gewerkt.
Verbruiksmaterialen met een langere levensduur helpen het aantal menselijke acties en daarmee de kosten, te verminderen. Daarnaast helpen grote papierlades en uitbreidingsopties ook bij het verminderen van het aantal menselijke acties.
Optimaliseren met een Managed Print Service
Een Managed Print Service kan ook helpen om de tussenkomst van de gebruiker te verminderen, enerzijds door medewerkers te ontlasten van administratieve taken die verband houden met de machines, zoals het bestellen van toner, en anderzijds door ervoor te zorgen dat er regelmatig onderhoud wordt uitgevoerd, zodat de machines altijd probleemloos draaien. Wanneer jouw werknemers minder tijd besteden aan het beheer van de machine, kunnen zij zich meer richten op wat echt belangrijk is.
6. Hoeveel stroom verbruikt de machine?
De eenvoudigste manier om te controleren of een printer een relatief laag stroomverbruik heeft, is om te zien of het voldoet aan de Energy Star-normen. Is dit het geval, dan voldoet de printer aan de internationale normen voor energie-efficiëntie. Je kunt dit controleren door naar de website van Energy Star te gaan, naar de Product Finder te navigeren en te zoeken naar het modelnummer.
Op de website van Energy Star vind je ook de TEC-waarde van de printer, die in kWh per week wordt weergegeven. Deze waarde kun je gebruiken om de energieprestatie van printers te vergelijken.
Alle machines die overeenkomen met de Energy Star-normen, moeten na maximaal één uur inactiviteit overschakelen van de stand-by modus naar de slaapstand, waarin de machine slechts een zeer kleine hoeveelheid stroom verbruikt. Het is echter de moeite waard om jouw printers zo in te stellen dat deze al na het kortste tijdsinterval (meestal 5 minuten) overschakelt naar de slaapstand, om nog meer kosten te besparen.
Als je optimaal gebruik wil maken van de slaapstand zonder in te leveren op de bruikbaarheid, loont het de moeite te bekijken hoe lang het duurt om vanuit de slaapstand af te drukken. Deze informatie is ook beschikbaar op de website van Energy Star.
De berekening van de TCO van jouw printer
Als je een basis-TCO wilt berekenen, maak dan een berekening van de vragen die in deze whitepaper aan bod zijn gekomen:
- Wat heeft mijn bedrijf nodig?
- Hoeveel pagina’s drukken we af/kopiëren we per maand?
- Hoeveel kleurenafdrukken of kleurenkopieën maken we per maand?
- Hoe lang zijn we van plan de machine te houden?
- Hoeveel kost het om de printer of multifunctional aan te schaffen?
- Is hier een starterkit met toners bij inbegrepen?
- Zo ja, hoeveel pagina’s kunnen we afdrukken met de starterkit?
- Hoeveel kost het om de machine te gebruiken?
- Hoeveel verbruiksmaterialen heeft de machine nodig?
- Hoeveel kosten deze verbruiksmaterialen?
- Hoeveel pagina’s kunnen we ermee afdrukken?
Hieronder vind je een voorbeeld dat we kunnen gebruiken om de TCO te berekenen:
1. Wat heeft mijn bedrijf nodig?
- Hoeveel pagina’s drukken we af of kopiëren we per maand? 5.000
- Hoeveel kleurenafdrukken of kleurenkopieën maken we per maand? 30%
- Hoe lang zijn we van plan de printer te houden? 3 jaar/36 maanden
2. Hoeveel kost het om de printer aan te schaffen? € 1.000
- Is hier een starterkit met toners bij inbegrepen? Ja
- Zo ja, hoeveel pagina’s kunnen we afdrukken met de starterkit? 5.000 pagina’s
3. Hoeveel kost het om de printer te gebruiken?
- Hoeveel verbruiksmaterialen heeft het nodig? 4 (1 zwarte en 3 kleurentoners)
- Hoeveel kosten deze? € 200 per stuk
- Hoeveel pagina’s kunnen we ermee afdrukken? Zwarte toner: 12.000 pagina’s, kleuren toners: 10.000 pagina’s
Laten we eerst onze output over de levensduur van de machine uitwerken
(waarbij we rekening houden met het feit dat kleurpagina’s ook zwarte toner gebruiken):
5.000 pagina’s x 36 maanden = 180.000 pagina’s 180.000 pagina’s x 0,3 = 54.000 pagina’s in kleur
Laten we nu uitzoeken hoeveel verbruiksmaterialen de printer gedurende zijn levensduur zal gebruiken:
180.000 pagina’s – 5000 pagina’s (starterkit) = 175.000 pagina’s
175.000 pagina’s ÷ 12.000 = 14,58 cartridges met zwarte toner
54.000 pagina’s in kleur – 5.000 pagina’s (starterkit) = 49.000 pagina’s in kleur 49.000 pagina’s ÷ 10.000 = 4,9 cartridges met kleurentoners
Als we dit naar boven afronden, gebruikt de printer over de gehele levensduur 15 cartridges met zwarte toner en 15 cartridges met kleurentoners (omdat er 3 kleurentoners nodig zijn).
Nu kunnen we de TCO uitrekenen:
Kosten van de printer: € 1.000
Kosten van zwarte toner: 15 x € 200 = € 3.000 Kosten van kleurentoners: 15 x € 200 = € 3.000 TCO = € 1.000 + € 3.000 + € 3.000 = € 7.000
Om deze berekening nog nauwkeuriger te maken, moet je ook rekening houden met andere bekende kosten, zoals de levering, de installatie en de eventuele verlengde garantie.
Om het vergelijken van printers en het berekenen van jouw budget eenvoudiger te maken, kunnen we ook een kostprijs per maand of een kostprijs per pagina berekenen:
€ 7.000 ÷ 36 maanden = € 194,44/maand
€ 7.000 ÷ (180.000 + 54.000 pagina’s) = 0,03 cent/pagina
Onthou bij het berekenen van de TCO
Een printer of multifunctional is uiteindelijk niet zomaar een eenmalige aankoop. Het is een voortdurende investering die een aanzienlijke invloed heeft op de operationele kosten, de productiviteit en de ecologische voetafdruk van jouw organisatie. Zorg ervoor dat je een goede investering doet voor jouw bedrijf door alle factoren onder de loep te nemen die kunnen bijdragen aan de TCO van een printer.