De afkorting cc (van ‘carbon copy’) bovenaan een e-mail komt nog uit de tijd dat er kopieën werden gemaakt door carbonpapier tussen de vellen papier te leggen, zowel voor handgeschreven documenten als teksten die op een typemachine werden uitgetikt. Iedereen die dit wel eens heeft geprobeerd, weet dat er grenzen zitten aan het aantal mogelijke kopieën. Vanaf de vierde kopie ging de leesbaarheid flink achteruit. Voor e-mails en chatberichten gelden deze beperkingen niet meer en dat is in de praktijk niet altijd even handig. Met name in bedrijven met grote teams of strenge rangordes heerst vaak het gevoel dat iedereen overal van op de hoogte moet zijn en dat niemand bewust of onbewust mag worden genegeerd. Vaak worden daarom veel mensen als ontvanger opgenomen in de ‘cc’. Dat is natuurlijk prima als er geld wordt ingezameld voor een jarige collega of om de datum van een belangrijke handelsbeurs te delen.

Eén muisklik kan al voor problemen zorgen

Veel van ons hebben regelmatig te maken met gevoelige documenten, zoals contracten, schetsen van prototypen, bestellingen en personeelsbestanden. We moeten bewust met deze belangrijke bijlagen omgaan en ze niet met te veel mensen delen. Helaas zijn fouten menselijk en het kan daarom best voorkomen dat er per ongeluk een verjaardagsmail met een verkeerde bijlage wordt verstuurd, met als gevolg dat nu zelfs de receptionist over het nieuwe prototype weet. Je kunt dit soort ernstige beveiligingslekken voorkomen door bepaalde protocollen te volgen. Voor iedereen die gebruikmaakt van technologische oplossingen is de volgende logische stap het implementeren van een documentmanagementsysteem.

Mensen bewust maken van beveiligingskwesties

We profiteren allemaal van de vele voordelen van het digitale tijdperk, zoals de mogelijkheid om digitale documenten snel en gemakkelijk te vinden, bewerken en delen. We kunnen niet meer zonder deze voordelen, maar het is heel belangrijk dat alle medewerkers zich bewust zijn van de gevoeligheid van gegevens en het belang van heldere richtlijnen. Als er gegevens over kapitaalfondsen worden verwerkt, zijn trainingssessies en opleidingsactiviteiten verplicht. Alle medewerkers moeten op zijn minst op de hoogte zijn van het bestaan van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die elk bedrijf dient na te leven. Deze wettelijke vereisten voor gegevensbescherming zijn bedoeld om gevoelige interne bedrijfsprocessen en de persoonsgegevens van medewerkers, klanten en andere betrokkenen te beschermen.

Een documentmanagementsysteem implementeren

Naast geïnformeerde medewerkers en veilige gegevensvastlegging kan een documentmanagementsysteem ook het ‘ergst mogelijke scenario’ helpen voorkomen: dat een vertrouwelijke schets uit de ontwikkelingsfase openbaar wordt gemaakt via bijvoorbeeld een verjaardagsmail. Zo’n oplossing biedt niet alleen het voordeel dat alle digitale documenten worden opgeslagen op een kostenbesparende, veilige en wettige manier die voldoet aan het nieuwste beleid voor het bewaren van gegevens. Je kunt voor alle gegevens in een elektronisch archief precies bepalen welke gebruikers documenten kunnen bekijken, bewerken of delen. Met een documentmanagementsysteem heb je één centraal digitaal archief waarin je elk gewenst document kunt vinden door op een bepaald onderwerp of bepaalde inhoud te zoeken. Met het gebruik van een dergelijk archief wordt het aantal digitale kopieën beperkt, en dat is nog net zo wenselijk als in de tijd dat we nog carbonpapier gebruikten.

Ontdek hoe een documentmanagementsysteem winst oplevert.